Material Kit 3 PRO by Creative Tim

Teilnehmererlebnis

Der erste Eindruck zählt – auch digital

Ob internationaler Wissenschaftskongress oder regionale Fachveranstaltung: Die Teilnehmerregistrierung ist der erste Kontaktpunkt einer Veranstaltung. Schon hier entsteht der entscheidende Eindruck, ob sich Besucher willkommen fühlen – oder ob sie sich als eine Nummer im System wahrnehmen.

In Zeiten automatisierter Prozesse, Self-Check-ins und digitaler Tickets ist Effizienz zwar unverzichtbar, doch der menschliche Faktor bleibt entscheidend. Wer diese beiden Welten verbindet, gewinnt das Vertrauen seiner Gäste – und schafft ein professionelles, zugleich herzliches Willkommen.

Effizienz: Das Rückgrat der Kongressorganisation.

Bei wissenschaftlichen Kongressen mit hunderten oder tausenden Gästen ist Automatisierung unverzichtbar. Moderne Kongressmanagement-Software übernimmt zentrale Aufgaben wie:

Teilnehmerregistrierung und Zahlungsabwicklung
Badgedruck und Zertifikatserstellung
Verwaltung von Sessions, Abstracts und Workshops
Integration von Event-Apps für Kommunikation und Feedback

Diese Tools sparen Zeit, reduzieren Fehler und ermöglichen eine präzise Planung. Doch je besser die Abläufe, desto größer die Gefahr: Der Mensch verschwindet hinter dem Prozess.

Empathie im digitalen Prozess

Der Spagat zwischen Effizienz und Empathie besteht darin, Technologie so einzusetzen, dass sie Nähe schafft, statt Distanz. Digitale Abläufe müssen reibungslos funktionieren, aber sie dürfen trotzdem persönlich wirken. Wir nennen das Intelligente Personalisierung.
Drei kleine Ideen wie das mit CVS gelingen kann:

Die Badgestation begrüßt persönlich: „Herzlich willkommen, Herr Dr. Müller“ – kein nüchterner Ausdruck von Effizienz, sondern ein Moment echter Aufmerksamkeit.
Eine Pushnachricht über die Kongressapp: „Schön, dass Sie da sind – Ihr Vortrag startet gleich. Wir wünschen Ihnen einen inspirierenden Tag!“
Ein persönliches Teilnehmerprofil in der App: mit individuellem Programm, Interessen und Erinnerungen – nicht mehr Daten, sondern mehr Relevanz.

So kann aus Automatisierung auch Wertschätzung werden.