Aus unserer täglichen Arbeit mit wissenschaftlichen Kongressen wissen wir: Ein erfolgreiches Abstractmanagement hängt nicht nur von der Software ab, sondern vor allem von klaren Prozessen, realistischen Anforderungen und transparenter Kommunikation. In vielen Projekten sehen wir ähnliche Herausforderungen – unabhängig von Fachgebiet oder Kongressgröße.
Auf Basis dieser Praxiserfahrung haben wir bewährte Best Practices identifiziert, die Veranstalter:innen dabei unterstützen, mehr qualitativ hochwertige Abstracts zu gewinnen, den Reviewprozess zu entlasten und die Zufriedenheit aller Beteiligten zu erhöhen. Diese Erfahrungen teilen wir im folgenden Beitrag.
📋 Das Wichtigste in Kürze
- Abstracteinreichungen sind ein zentraler Qualitäts- und Erfolgsfaktor wissenschaftlicher Kongresse.
- Klare Prozesse und transparente Kommunikation erhöhen Beteiligung und Verbindlichkeit.
- Attraktive Anreize (inhaltlich & finanziell) steigern Qualität und Anzahl der Einreichungen.
- Gezieltes Marketing schlägt reine Reminder-Mails.
- Gute Planung reduziert Last-Minute-Stress – auch wenn er nie ganz verschwindet.
Warum das Abstractmanagement so entscheidend ist
Die Abstracteinreichung ist einer der kritischsten Punkte in der Organisation wissenschaftlicher Kongresse. Sie entscheidet nicht nur über die Qualität des Programms,
sondern auch darüber, wie attraktiv, effizient und professionell ein Kongress wahrgenommen wird – von Autor:innen, Gutachter:innen und Teilnehmenden gleichermaßen.
Gleichzeitig beobachten wir jedes Jahr dieselben Herausforderungen:
- hoher organisatorischer Mehraufwand,
- viele angenommene Beiträge, die am Ende nicht präsentiert werden,
- oder das Gegenteil: eine insgesamt geringe Beteiligung.
Die gute Nachricht: Mit den richtigen Prozessen, klaren Erwartungen und einem durchdachten Abstractmanagement lassen sich diese Probleme gezielt adressieren – und zwar nachhaltig.
Wie wird die Abstracteinreichung für Autor:innen attraktiver?
Gerade bei neuen oder wachsenden Veranstaltungen sind die Einreichungszahlen oft zunächst überschaubar. Das ist normal. Entscheidend ist, aus typischen Fehlern zu lernen – idealerweise aus denen anderer.
DON’Ts
aus der Praxis
Bewährt hat sich ein Ansatz mit einheitlichen Bewertungsmaßstäben für alle Beitragstypen, ergänzt um die Möglichkeit für Gutachter:innen, eine alternative, besser passende Präsentationsform zu empfehlen. So bleiben gute Inhalte im Programm und werden im passenden Format präsentiert.
DOs
aus der Praxis
Auszeichnungen wie Best Paper, Best Poster oder Young Investigator Awards haben gleich mehrere Vorteile:
- höhere Attraktivität des Calls for Abstracts,
- klare inhaltliche Anreize für Qualität,
- stärkere Einbindung der Teilnehmenden (z. B. über Bewertungssysteme in der Kongress-App).
Sichtbarkeit auf Website und Social Media, Urkunden oder kleine Preisgelder verstärken den Effekt.
Finanzierung? Eine kleine Einreichungsgebühr (z. B. ca. 50 €) kann Spaß-Einreichungen reduzieren. Alternativ lassen sich Preise häufig auch durch Aussteller oder Sponsoren unterstützen – oft reichen symbolische Beträge.
Finanzielle Anreize wirken weniger als „Rabattaktion“, sondern vor allem als Zeichen von Wertschätzung gegenüber Autor:innen. Sie senken nicht nur die Hemmschwelle zur Einreichung, sondern erhöhen auch die Verbindlichkeit angenommener Beiträge – ein zentraler Faktor zur Reduktion von No-Shows.
Besonders bei Kongressen, die erstmals oder nach längerer Pause mit Abstracteinreichungen arbeiten, können finanzielle Vorteile ein entscheidender Hebel sein, um ausreichend Beiträge für ein attraktives Programm zu gewinnen.
Bewährte Maßnahmen aus der Praxis
- Ermäßigung oder kostenfreier Kongresszutritt für akzeptierte Abstracts: Diese Maßnahme erhöht die Einreichungszahlen deutlich und steigert gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit, dass angenommene Beiträge tatsächlich präsentiert werden.
- Freier Eintritt für Erstautor:innen: Besonders wirksam bei Nachwuchswissenschaftler:innen oder klinisch stark eingebundenen Zielgruppen.
- Reduzierte Teilnahmegebühren für Co-Autor:innen: Fördert die aktive Beteiligung ganzer Arbeitsgruppen.
- Spezielle Tarife für Early-Career-Scientists und Studierende: Wichtig ist, diese Anreize klar und sichtbar im Call for Abstracts zu kommunizieren.
Für internationale Kongresse kann es zusätzlich sinnvoll sein, ausgewählte Beiträge gezielt zu fördern:
- Teilweise oder vollständige Übernahme von Reise- oder Übernachtungskosten
- Reisestipendien für Regionen oder Institutionen mit geringeren Fördermöglichkeiten
- Klare, transparente Kriterien (z. B. wissenschaftliche Exzellenz oder Internationalisierung des Programms)
Praxis-Hinweis: Finanzielle Anreize sollten nicht versteckt, sondern klar und verständlich im Call for Abstracts sowie in den Teilnahmebedingungen kommuniziert werden. Autor:innen treffen ihre Entscheidung zur Einreichung häufig sehr bewusst – und wägen dabei Zeitaufwand, Nutzen und Kosten gegeneinander ab.
Marketing: Der Call for Abstracts braucht eine Strategie
Starte rechtzeitig mit der Planung deines Marketings. Timing ist alles.
Direkte Kanäle
- Mitglieder-Newsletter der Fachgesellschaft (oft der stärkste Kanal)
- E-Mail an Teilnehmende des Vorjahres-Kongresses
- Brief an Chefärzte/Klinikdirektor:innen mit Bitte um Weiterleitung an Assistent:innen
- Persönliche Ansprache von Key Opinion Leaders (die motivieren ihre Teams)
Digitale Kanäle
- LinkedIn/XING in relevanten Fachgruppen posten
- Kongress-Website prominent mit Call for Abstracts
- Social Media der Fachgesellschaft (wenn vorhanden)
- Newsletter-Tausch mit befreundeten Fachgesellschaften
Klassische Werbung
- Anzeige in Fachzeitschriften (z. B. Deutsches Ärzteblatt, Fachorgane)
- Hinweis in verwandten Kongressen (Flyer, Folienwerbung)
- Poster/Postkarten in Kliniken, Uni-Instituten
Bestehende Zielgruppen aktivieren
Eine der effektivsten Maßnahmen wird häufig unterschätzt: direkte Einladungen an bestehende Kontakte. Teilnehmende und Autor:innen früherer Kongresse haben hohe thematische Passung, bereits Vertrauen in das Format und eine deutlich höhere Wiederkehrwahrscheinlichkeit.
🌊 Kann man die Last-Minute-Welle reduzieren?
Ganz verhindern lässt sie sich selten. Gründe sind unter anderem: späte Ergebnisse, klinischer Alltag, Prokrastination und konkurrierende Deadlines. Dennoch gibt es Stellhebel:
Gestaffelte Deadlines
- Early Submission: ca. 4 Monate vorher (mit Vorteilen)
- Regular Submission: ca. 3 Monate vorher
- Late Breaking: ca. 6 Wochen vorher (nur für sehr aktuelle Studien, ggf. höhere Gebühr)
Psychologische Effekte nutzen
- Regelmäßige Updates („Bereits 45 Abstracts eingereicht“) – FOMO-Effekt (Fear of Missing Out)
- Countdown-Mails („Nur noch 14 Tage“) – Dringlichkeit
- Persönliche Erinnerungen: Programmkomitee schreibt eigene Netzwerke an
Auch die bereits erwähnten Early-Bird-Incentives helfen, Einreichungen früher zu aktivieren.
Fazit
Ein erfolgreiches Abstractmanagement ist kein Zufall. Es ist das Ergebnis aus klaren Prozessen, transparenter Kommunikation und echten Mehrwerten für Autor:innen.
Wer Einreichungen nicht als notwendiges Übel, sondern als zentrales Gestaltungselement des Kongresses versteht, gewinnt: bessere Beiträge, höhere Beteiligung
und deutlich weniger organisatorischen Stress.
Mit den richtigen Werkzeugen, abgestimmten Erwartungen und einem durchdachten Konzept wird aus der Abstracteinreichung kein Risikofaktor – sondern ein echter Erfolgshebel
für wissenschaftliche Kongresse.
Unser Abstractmanagement hat ein neues Design
Unser Abstractmanagement präsentiert sich ab sofort in einem neuen Design. Eine moderne, aufgeräumte Oberfläche mit dezenten Glaselementen sorgt für mehr Übersicht und eine zeitgemäße Nutzererfahrung – für Autor:innen, Gutachter:innen und Organisationsteams gleichermaßen. Der Fokus liegt auf Klarheit, Orientierung und einem angenehmen Arbeiten entlang des gesamten Abstractprozesses.
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